DMS software
DMS software (Document Management Systeem) is software waarin documenten van een organisatie gedigitaliseerd, gestructureerd en beheerd worden. Dit zorgt voor een grote efficiëntieslag en ondersteunt zo de bedrijfsprocessen.
Wat is DMS software?
Iedere organisatie waar gegevens en documentbeheer een belangrijke factor zijn binnen de dagelijkse bedrijfsprocessen heeft baat bij DMS software om deze efficiënter te laten verlopen. Wordt er binnen uw organisatie veel papier verbruikt? Zijn uw medewerkers veel tijd kwijt aan documentbeheer en zijn documenten lastig terug te vinden? Dan is het aan te raden DMS software aan te schaffen.
Het is zeer belangrijk dat er zorgvuldig met bedrijfsgegevens om wordt gegaan. De beveiliging van documenten, een centrale locatie voor opslag en uitgebreide gebruikersrechten zijn dan ook de belangrijkste elementen van DMS software. Ook een geavanceerde zoekfunctie mag niet ontbreken om in een grote hoeveelheid documenten efficiënt specifieke zaken te kunnen vinden.
Document management
DMS software biedt mogelijkheden voor het beheer van allerlei soorten documenten en heeft diverse functionaliteiten. Denk hierbij aan e-mailarchivering, factuurverwerking en contract- en dossierbeheer. Implementatie van de juiste DMS software zal faciliteren dat medewerkers hun manier van werken kunnen behouden, zodat training in de software niet nodig is. Het gebruik van een passend document management systeem zal de bedrijfsprocessen bovendien stroomlijnen en personeel efficiënter inzetbaar maken. DMS software waarschuwt tijdig bij het verlopen van certificaten en contracten, versnelt het zoekproces tot slechts enkele seconden en zorgt voor een veilige opslaglocatie voor al uw gegevens, volgens de certificeringsrichtlijn waaraan een organisatie wil/moet voldoen.
DMS selectie
Het kiezen van de juiste DMS software kost tijd. Bepaal welk probleem een DMS voor de organisatie moet (gaan) oplossen en leg hier de focus op. De functionaliteiten van de diverse DMS systemen zijn veelal gelijkwaardig, waardoor dit geen duidelijk onderscheid oplevert. Het is verstandig om ter voorbereiding informatie te vergaren bij diverse leveranciers. Vraag om een productpresentatie of een intakegesprek om kennis op te doen van de mogelijkheden. Functionaliteiten, de mogelijkheid tot maatwerkaanpassingen en service van de leverancier kunnen ook van cruciaal belang zijn. Stel aan de hand van de vergaarde informatie de eisen en wensen op en gebruik deze bij de keuze voor een bepaald DMS.
DMSsystemen.nl
Op de website DMSsystemen.nl vindt u een compleet overzicht van alle verkrijgbare document management systemen, informatie over leveranciers en informatie die u helpt bij de selectie en implementatie van DMS software. Lees hier alles over DMS en DMS software.
Links
DMS in combinatie met CRM (Customer Relationship Management)
DMS en CMS geïntegreerd in enterprise content management (ECM)
Documentbeheer voor personeelszaken en HRM
DMS nieuws en DMS artikelen
Dit is ook DMS software
DMS software kunt u ook vinden onder de volgende benamingen:
• Document management software
• DMS pakket
• DMS systeem